ARSIP VITAL, TERJAGA, dan UMUM

ARSIP VITAL
Arsip vital adalah informasi penting yang terekam untuk kelangsungan dan penyusunan kembali suatu organisasi. Hasil dari rekaman yang telah dicatat tersebut penting untuk menentukan kedudukan organisasi dimata hukum, seperti Udang-Undang atau peraturan dari suatu organisasi dan penting untuk dilindungi hak-hak suatu organisasi yang meliputi; para pegawai, pelanggan dan para pemegang saham. Arsip vital atau biasa disebut dengan arsip kelas 1 (satu), arsip vital bisa berbagai macam bentuk, seperti hardcopy, media magnetis dll. Apapun bentuknya dari media arsip vital tersebut sangat diperlukan demi kelangsungan hidup dari suatu badan korporasi/instansi. 
Apabila terjadi kehilangan arsip vital dan informasi, maka akan mengakibatkan organisasi tersebut tidak berjalan sebagaimana mestinya, karena instansi/organisasi tersebut tidak mampu menyusun kembali atau menelusuri berkas-berkas hasil dari rekaman-rekaman kejadian organisasi seperti, akte pendirian organisasi, informasi, asuransi, penelitian, inventaris, kontrak-kontrak persetujuan dll.
Meskipun semua arsip dalam suatu organisasi sangat penting di selamatkan, tetapi tidak semua arsip tergolong vital, yang harus disimpan secara khusus. Arsip yang secara mutlak disimpan, hanya arsip yang berguna bagi kelangsungan hidup suatu organisasi. Dari semua arsip yang tercipta, hanya 3-5% saja yang dianggap vital. Untuk mengetahui dan memilih arsip vital harus diketahui fungsi arsip dinamis dan disertai pengetahuan tentang siklus hidup dari arsip dinamis.
Contohnya : akte kelahiran, ijasah, surat nikah, sertifikat tanah dll.

Arsip vital perlu dilindungi.

Melindungi arsip vital sangat perlu dilakukan demi menjaga informasi penting yang terkandung di dalamnya dari segala macam gangguan, baik serangga perusak, cuaca, manusia dan juga bahaya kebakaran. Usaha perlindungan dan penyelamatan arsip vital sangat perlu dilakukan demi terjaganya informasi penting. Peralatan dan tempat penyimpanan arsip vital harus memenuhi standar keamanan, misalnya tempat penyimpanan arsip vital berupa filling cabinet yang terbuat dari bahan anti api dan tahan rusak diakibatkan ulah manusia jahil. Selain itu, tempat ruang penyimpanan arsip vital harus dalam keadaan bersih, tidak lembab, pencahayaan yang cukup dan ruangan berpendingin (AC) serta bebas dari terkena air hujan, panas matahari, angin, udara lembab, serangga dll. 

ARSIP TERJAGA
Arsip terjaga/penting, yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah dan lain-lain. Arsip penting masih digunakan/diperlukan dalam proses kelancaran pekerjaan. Jika hilang, arsip sulit dicari penggantinya, dan arsip penting disimpan dalam waktu yang cukup lama sesuai dengan nilai yang terkandung di dalamnya.

Contoh: Surat Keputusan terkait pegawai (pengangkatan, pemindahan, pemberhentian), daftar mutasi keluarga, daftar riwayat hidup/pekerjaan pegawai, daftar sensus pegawai, laporan keuangan, neraca percobaan, buku kas tabelaris, berita acara pemeriksaan keuangan, buku kas harian, buku kas umum, buku kas penolong, daftar isian kegiatan, daftar perincian gaji, surat perintah membayar uang, dan sebagainya.

ARSIP UMUM 

Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk ke dalam kategori arsip terjaga.

Contoh: seperti surat pribadi atau surat yang dapat dikatakan tidak penting.