ARSIP STATIS dan ARSIP DINAMIS

ARSIP DINAMIS

Arsip dinamis merupakan informasi yang terekam , termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi ataupun perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktifitas tersebut. Untuk itu arsip dinamis memerlukan pengelolaan sebagai bahan bukti dan dasar untuk mengambil keputusan, sekaligus sebagai ukuran kinerja dari sebuah kegiatan. Menurut konteks Anglo-Saxon arsip adalah dokume yang masih digunakan untuk perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan dan keperluan lain. Arsip dinamis memuat informasi tentang tugas, garis haluan, keputusan, prosedur, operasi, dan aktifitas sebuah organisasi ataupu perorangan.Dengan konsep diatas maka arsip dinamis memerlukan pengelolaan. Pengelolaan inimaksudkan agar arsip dinamis memberikan manfaat bagi pencipta, penerima dan pemakainya.

Ada beberapa syarat utama dalam kajian arsip dinamis, antara lain

1. Lengkap : arsip seharusnya mampu menunjukkan sebuah situasi pelayanan dari mulai hulu ke hilir. Contohnya arsip kesehatan pasien, sehinggan memudahkan dalam pengambilan keputusan lajutan, atas tindakan yang sudak terjadi.

2. Cukup : kecukupan data dalam arsip dinamis, merupakan kunci untuk mengatasi ketidaktersediaan informasi yang bisa menjadikan pengambilan kepusan menjadi keliru. Cukup disini juga diartikan tidak berlebihan. Arsip harus bebas dari informasi dan catatan yang tidak penting, karena bisa saja malah mengaburkan informasi yang sesungguhnya.

3. Bermakna : arsip yang lengkap dan cukup akan memberikan gambaran tentang kejadian. Dan setiap arsip harus bermakna artinya penting bagi aktifitas selanjutnya.

4. Komprehensif : setiap arsip harus dirancang untuk berisi sesuatu yang penting dan menyeluruh. Untuk menyediakan kecukupan.

5. Tepat : arsip harus mampu mendukup aktifitas setiap kejadian, sehingga ketepatan pengalokasian arsip sangat penting artinya.

6. Tidak melanggar hukum : arsip yang baik adalah sesuai dengan aturan perundangan. Untuk itu, maka ketika akan mengelola arsip maka seharusnya ada aturan baku yang harus dilakukan. Agar tidak bertentangan dan melanggar aturan.

Mengapa pengelolaan arsip dinamis penting bagi organissasi:

1. Sebuah organisasi perlu mengandalkanpada akses yang efisien terhadap informasi yang benar. Manajemen arsip dinamis memerlukan informasi yang yang tepa untuk (1) mengambil keputusan, (2) sarana umum, (3) sebagai bukti kebijakan dan aktifitas (4) menunjang letigasi.

2. Sebuah organisasi memiliki tanggung jawab hukum, profesional, dan etis untuk menciptakan arsip dinamis tertentu. Organisasi juga disyaratkan mempertahankan arsip dinamis jenis tertentu dalam waktu tertentu, dan ini bisa dilakukan dengan manajemen arsip dinamis.

3. Sebuah organisasi perlu mengontrol volume informasi yang diciptakannyadan disimpannya. Hal ini karena alasan ekonomis, mengingat penyimpanan arsip dinamis memerlukan ruangan penyimpanan yang besar dan alasan efisiensi operasional, mengingat lebih sulit menemukan informasi yangpenting dengan cepat, jika informasi itu terkubur pada arsip yang telah usang.Contoh Arsip Dinamis:tagihan, invoice, arsip dinamis rekening bank, laporan penagihan nasabah, dll. 
Kasus:  Suatu rumah sakit mengalami suatu kesulitan dalam penemuan kembali arsip elektronik karena data yang disimpan dalam external media (disket, optikdisk) dijadikan satu dari semua permasalahan dan juga data. Rumah sakit tersebut membutuhkan waktu yang sangat lama untuk kegiatan pencarian data yang dibutuhkan. Hal tersebut dapat dipecahkan dengan cara mengelompokkan setiap masalah.Misalnya, masalah pelaporan dibuatkan folder pelaporan, dan file-file yang menyangkut tentang pelaporan dimasukkan dalam folder pelaporan tersebut. Mungkin dalam folder pelaporan juga bisa dispesifikasikan lagi dengan membuat folder bulan (misal: Januari),maka file-file yang berhubungan dengan pelaporan bulan Januari dimasukkan dalam folder Januari di folder pelaporan itu sendiri. Begitu seterusnya untuk masalah-masalah yang lain (misal: data pasien, bangsal, penerimaan pasien baru, pasien meninggal, dan lain sebagainya). Dengan kata lain cara seperti ini adalah mengindeks berdasarkan masalah-masalah rumah sakit

ARSIP STATIS
Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. 
Arsip statis merupakan arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. 
Menurut Martono (1994) “Arsip statis adalah arsip yang tidak berlaku lagi bagi suatu organisasi atau lembaga yang dipelihara karena nilai yang berkelanjutan”.  Selanjutnya menurut Rusidi (2010) “Arsip statis merupakan arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perencanaan  kehidupan bangsa pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan  sehari-hari administrasi negara, namun tetap harus dikelola/disimpan  berdasarkan pada pertimbangan nilai guna yang terkandung di dalamnya.” 

Sedangkan berdasarkan Undang–Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang  Kearsipan, Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip  karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan  berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung  maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau  lembaga kearsipan. Dari beberapa pengertian di atas maka dapat dikemukakan bahwa arsip statis merupakan arsip yang tidak digunakan secara langsung namun masih memiliki nilai guna yang dipermanenkan oleh lembaga kearsipan. Contohnya seseorang dapat mengetahui kapan SK restruktur organisasi perpustakaan dikeluarkan, distrtibusi produk tertentu, tindakan untuk melakukan sesuatu serta dapat menyajikan kokumentasi tentang fakta  yang diperlukan. Melalui arsip statis, orang dapat menggali kembali peristiwa masa lampau Misalnya: Para peneliti kedokteran dengan menggunakan rekam medis dan arsip kedokteran dapat melacak gejala dan pola penyakit dalam upaya mencari penyembuhan dan pencegahan.