Tugas Teknologi Perkantoran

Alat dan Perlengkapan Perkantoran, Desain Kantor

 

Tugas Kearsipan 


1. Alat-alat perkantoran







         

 


2. Perlengkapan Perkantoran












3. Desain

ARSIP STATION/TERMINAL
Terminal Cimalaka :




ARSIP EKONOMI
Pasar Cimalaka :




ARSIP KESEHATAN
RSUD Sumedang :

Alamat: Jl. Palasari No. 80 Kec. Sumedang Selatan, Sumedang, Jawa Barat, Indonesia

ARSIP PENDIDIKAN

SDN Citimun 2
SDN Citimun 2 yang terletak di Rt 01 Rw 04 desa Citimun kec Cimalaka kab Sumedang. Memiliki 8 ruang kelas, kantin, mushola, ruang guru (kantor), ruang kepala sekolah, UKS, gudang, perpustakaan, 5 kamar mandi, lapangan volly, lapang upacara, taman, dan sebagainya. Di SDN Citimun ini saya adalah angkatan tahun 2009.



 

MTsN Sumedang
Terletak di Jl. Tanjung Kerta, ds.Licin. Kec.Cimalaka, Kab.Sumedang. Memiliki 17 ruang kelas, 2 buah kantin, mesjid, ruang guru, TU, ruang kepala sekolah, lab ipa, lab komputer, UKS, gudang, ruang BK, perpustakaan, beberapa kamar mandi, lapangan upacara dan olahraga, dan sebagainya. Di MTsN Sumedang ini saya adalah angkatan tahun 2012.












SMAN 2 Cimalaka
yang belokasi di JL. Margamukti NO.18 Licin - Cimalaka - Sumedang. Memiliki 26 ruang kelas, 4 kantin, mesjid, ruang guru, ruang kepala sekolah, ruang wakasek, TU, UKS, gudang, aula, perpustakaan, padepokan, ruang osis, ruang pramuka, lab kimia, lab biologi, lab fisika, lab bahasa, lab multimedia, ruang BK, dan sebagainya. Di SMAN 2 Cimalaka ini saya adalah angkatan tahun 2015.



 

Jl. Raya Tj. Kerta Cimalaka

Jl. Raya Tj. Kerta Cimalak

ARSIP VITAL, TERJAGA, dan UMUM

ARSIP VITAL
Arsip vital adalah informasi penting yang terekam untuk kelangsungan dan penyusunan kembali suatu organisasi. Hasil dari rekaman yang telah dicatat tersebut penting untuk menentukan kedudukan organisasi dimata hukum, seperti Udang-Undang atau peraturan dari suatu organisasi dan penting untuk dilindungi hak-hak suatu organisasi yang meliputi; para pegawai, pelanggan dan para pemegang saham. Arsip vital atau biasa disebut dengan arsip kelas 1 (satu), arsip vital bisa berbagai macam bentuk, seperti hardcopy, media magnetis dll. Apapun bentuknya dari media arsip vital tersebut sangat diperlukan demi kelangsungan hidup dari suatu badan korporasi/instansi. 
Apabila terjadi kehilangan arsip vital dan informasi, maka akan mengakibatkan organisasi tersebut tidak berjalan sebagaimana mestinya, karena instansi/organisasi tersebut tidak mampu menyusun kembali atau menelusuri berkas-berkas hasil dari rekaman-rekaman kejadian organisasi seperti, akte pendirian organisasi, informasi, asuransi, penelitian, inventaris, kontrak-kontrak persetujuan dll.
Meskipun semua arsip dalam suatu organisasi sangat penting di selamatkan, tetapi tidak semua arsip tergolong vital, yang harus disimpan secara khusus. Arsip yang secara mutlak disimpan, hanya arsip yang berguna bagi kelangsungan hidup suatu organisasi. Dari semua arsip yang tercipta, hanya 3-5% saja yang dianggap vital. Untuk mengetahui dan memilih arsip vital harus diketahui fungsi arsip dinamis dan disertai pengetahuan tentang siklus hidup dari arsip dinamis.
Contohnya : akte kelahiran, ijasah, surat nikah, sertifikat tanah dll.

Arsip vital perlu dilindungi.

Melindungi arsip vital sangat perlu dilakukan demi menjaga informasi penting yang terkandung di dalamnya dari segala macam gangguan, baik serangga perusak, cuaca, manusia dan juga bahaya kebakaran. Usaha perlindungan dan penyelamatan arsip vital sangat perlu dilakukan demi terjaganya informasi penting. Peralatan dan tempat penyimpanan arsip vital harus memenuhi standar keamanan, misalnya tempat penyimpanan arsip vital berupa filling cabinet yang terbuat dari bahan anti api dan tahan rusak diakibatkan ulah manusia jahil. Selain itu, tempat ruang penyimpanan arsip vital harus dalam keadaan bersih, tidak lembab, pencahayaan yang cukup dan ruangan berpendingin (AC) serta bebas dari terkena air hujan, panas matahari, angin, udara lembab, serangga dll. 

ARSIP TERJAGA
Arsip terjaga/penting, yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah dan lain-lain. Arsip penting masih digunakan/diperlukan dalam proses kelancaran pekerjaan. Jika hilang, arsip sulit dicari penggantinya, dan arsip penting disimpan dalam waktu yang cukup lama sesuai dengan nilai yang terkandung di dalamnya.

Contoh: Surat Keputusan terkait pegawai (pengangkatan, pemindahan, pemberhentian), daftar mutasi keluarga, daftar riwayat hidup/pekerjaan pegawai, daftar sensus pegawai, laporan keuangan, neraca percobaan, buku kas tabelaris, berita acara pemeriksaan keuangan, buku kas harian, buku kas umum, buku kas penolong, daftar isian kegiatan, daftar perincian gaji, surat perintah membayar uang, dan sebagainya.

ARSIP UMUM 

Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk ke dalam kategori arsip terjaga.

Contoh: seperti surat pribadi atau surat yang dapat dikatakan tidak penting.

ARSIP AKTIF dan INAKTIF

ARSIP AKTIF
Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.

Proses Penataan Arsip Aktif

Dalam melakukan proses penataan arsip aktif yang perlu dilakukan adalah :

a.    Mempersiapkan alat dan bahan antara lain : folder, sekat, kartu tunjuk silang dan filing cabinet

b.    Mempersiapkan arsip yang akan ditata yaitu dengan langkah : mengecek kelengkapan fisik dan berkas arsipm, membuat indek arsip

c.    Mempersiapkan folder yang akan digunakan untuk penempatan arsip sesuai dengan tab diberi tanda kode subyek/masalah  untuk subyek primer kode pada kiri atas, kemudian subyek sekunder pada tengah atas, dan subyek tersier ( bila ada) kode pada kanan atas

d.   Mempersiapkan sekat/guide, sekat berupa kertas tebal de4ngan ukuran 15,5 X 11 cm gunanya sebagai penunjuk/pemisah antara satu folder dengan folder yang lain. Sekat ini ditata dalam kotak kartu kendali dengan menuliskan kode dan subyeknya.

e.    Mempersiapkan tunjuk silang, tunjuk silang ini digunakan apabila dalam berkas satu arsip berkaitan dengan berkas arsip yang lain namun berbeda tempat penyimpanan karena berbeda fisik arsipnya dan tidak bisa disatukan karena ada perbedaan istilah yang mempunyai subyek sama

f.     Penataan arsip dalam folder.  Arsip yang mempunyai kode sama ditempatkan dalam folder sesuai urutan abjad, masalah, tahun, bulan dan tanggal, jika indeks tanggal dalam urutan angka dimulai dari angka yang yang besar ke kecil, jadi angka 1(satu) berada diurutan paling belakang dan angka terbesar di letakkan di depan. 

 

ARSIP INAKTIF

Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensinya penggunaannya telah menurun.

Pengelolaan dan penataan arsip inaktif

Pengelolaan dan penataan arsip inaktif yang dilakukan berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli. Pada unit kearsipan, pengelolaan dan penataan arsip inaktif dilaksanakan melalui beberapa kegiatan yaitu : pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip dan penyusunan daftar arsip.

Daftar arsip inaktif memuat  informasi tentang: pencipta arsip, unit pengolah, nomor arsip, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, tingkat perkembangan, jumlah, retensi, keterangan. Penataan arsip inaktif dan pembuatan daftar arsip inaktif menjadi tanggung jawab unit kearsipan.

Tujuan dan Ruang Lingkup Manajemen Arsip Inaktif
Tujuan utama manajemen arsip inaktif adalah mampu menyediakan arsip yang tepat kepada orang yang tepat pada waktu yang cepat dengan biaya seefisien mungkin. Tujuan pengelolaan arsip inaktif menekankan pentingnya penyediaan dan pengamanan informasi yang cepat, akurat guna pengambilan keputusan pimpinan instansi sekaligus me-minimalisasi biaya operasional yang dikeluarkan. Untuk mencapai tujuan perlu diupayakan target kegiatan minimal sebagai berikut: terselenggaranya sistem penyimpanan dan penemuan kembali yang efektif dan efisien; terciptanya kontrol yang tepat untuk menjamin pemindahan arsip dari tempat yang mahal ke tempat yang lebih murah; pengamanan seluruh arsip organisasi baik secara fisik maupun informasinya dari faktor penyebab kerusakan atau kehilangan arsip baik oleh bencana alam maupun oleh manusia.
Pengelolaan arsip inaktif memiliki keterkaitan terhadap fungsi pada tahapan penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan. Pengelolaan arsip untuk menyediakan bahan referensi (reference), bahan pengambilan keputusan (decision making), dan bahan bukti hukum (legal requirement) terkait dengan tahapan penggunaan. Pemindahan arsip (transfer) merupakan prosedur awal dikelolanya arsip inaktif yang berasal dari unit kerja pencipta dan juga pencarian (retrieve) dalam rangka layanan arsip yang diperlukan kembali oleh unit kerja, keduanya terkait pada tahapan pemeliharaan. Selanjutnya Penyimpanan arsip inaktif (inactive storage), pemusnahan (discard/destroy) dalam pengelolaan arsip inaktif terkait dengan tahapan penyusutan.

ARSIP STATIS dan ARSIP DINAMIS

ARSIP DINAMIS

Arsip dinamis merupakan informasi yang terekam , termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi ataupun perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktifitas tersebut. Untuk itu arsip dinamis memerlukan pengelolaan sebagai bahan bukti dan dasar untuk mengambil keputusan, sekaligus sebagai ukuran kinerja dari sebuah kegiatan. Menurut konteks Anglo-Saxon arsip adalah dokume yang masih digunakan untuk perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan dan keperluan lain. Arsip dinamis memuat informasi tentang tugas, garis haluan, keputusan, prosedur, operasi, dan aktifitas sebuah organisasi ataupu perorangan.Dengan konsep diatas maka arsip dinamis memerlukan pengelolaan. Pengelolaan inimaksudkan agar arsip dinamis memberikan manfaat bagi pencipta, penerima dan pemakainya.

Ada beberapa syarat utama dalam kajian arsip dinamis, antara lain

1. Lengkap : arsip seharusnya mampu menunjukkan sebuah situasi pelayanan dari mulai hulu ke hilir. Contohnya arsip kesehatan pasien, sehinggan memudahkan dalam pengambilan keputusan lajutan, atas tindakan yang sudak terjadi.

2. Cukup : kecukupan data dalam arsip dinamis, merupakan kunci untuk mengatasi ketidaktersediaan informasi yang bisa menjadikan pengambilan kepusan menjadi keliru. Cukup disini juga diartikan tidak berlebihan. Arsip harus bebas dari informasi dan catatan yang tidak penting, karena bisa saja malah mengaburkan informasi yang sesungguhnya.

3. Bermakna : arsip yang lengkap dan cukup akan memberikan gambaran tentang kejadian. Dan setiap arsip harus bermakna artinya penting bagi aktifitas selanjutnya.

4. Komprehensif : setiap arsip harus dirancang untuk berisi sesuatu yang penting dan menyeluruh. Untuk menyediakan kecukupan.

5. Tepat : arsip harus mampu mendukup aktifitas setiap kejadian, sehingga ketepatan pengalokasian arsip sangat penting artinya.

6. Tidak melanggar hukum : arsip yang baik adalah sesuai dengan aturan perundangan. Untuk itu, maka ketika akan mengelola arsip maka seharusnya ada aturan baku yang harus dilakukan. Agar tidak bertentangan dan melanggar aturan.

Mengapa pengelolaan arsip dinamis penting bagi organissasi:

1. Sebuah organisasi perlu mengandalkanpada akses yang efisien terhadap informasi yang benar. Manajemen arsip dinamis memerlukan informasi yang yang tepa untuk (1) mengambil keputusan, (2) sarana umum, (3) sebagai bukti kebijakan dan aktifitas (4) menunjang letigasi.

2. Sebuah organisasi memiliki tanggung jawab hukum, profesional, dan etis untuk menciptakan arsip dinamis tertentu. Organisasi juga disyaratkan mempertahankan arsip dinamis jenis tertentu dalam waktu tertentu, dan ini bisa dilakukan dengan manajemen arsip dinamis.

3. Sebuah organisasi perlu mengontrol volume informasi yang diciptakannyadan disimpannya. Hal ini karena alasan ekonomis, mengingat penyimpanan arsip dinamis memerlukan ruangan penyimpanan yang besar dan alasan efisiensi operasional, mengingat lebih sulit menemukan informasi yangpenting dengan cepat, jika informasi itu terkubur pada arsip yang telah usang.Contoh Arsip Dinamis:tagihan, invoice, arsip dinamis rekening bank, laporan penagihan nasabah, dll. 
Kasus:  Suatu rumah sakit mengalami suatu kesulitan dalam penemuan kembali arsip elektronik karena data yang disimpan dalam external media (disket, optikdisk) dijadikan satu dari semua permasalahan dan juga data. Rumah sakit tersebut membutuhkan waktu yang sangat lama untuk kegiatan pencarian data yang dibutuhkan. Hal tersebut dapat dipecahkan dengan cara mengelompokkan setiap masalah.Misalnya, masalah pelaporan dibuatkan folder pelaporan, dan file-file yang menyangkut tentang pelaporan dimasukkan dalam folder pelaporan tersebut. Mungkin dalam folder pelaporan juga bisa dispesifikasikan lagi dengan membuat folder bulan (misal: Januari),maka file-file yang berhubungan dengan pelaporan bulan Januari dimasukkan dalam folder Januari di folder pelaporan itu sendiri. Begitu seterusnya untuk masalah-masalah yang lain (misal: data pasien, bangsal, penerimaan pasien baru, pasien meninggal, dan lain sebagainya). Dengan kata lain cara seperti ini adalah mengindeks berdasarkan masalah-masalah rumah sakit

ARSIP STATIS
Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. 
Arsip statis merupakan arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. 
Menurut Martono (1994) “Arsip statis adalah arsip yang tidak berlaku lagi bagi suatu organisasi atau lembaga yang dipelihara karena nilai yang berkelanjutan”.  Selanjutnya menurut Rusidi (2010) “Arsip statis merupakan arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perencanaan  kehidupan bangsa pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan  sehari-hari administrasi negara, namun tetap harus dikelola/disimpan  berdasarkan pada pertimbangan nilai guna yang terkandung di dalamnya.” 

Sedangkan berdasarkan Undang–Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang  Kearsipan, Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip  karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan  berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung  maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau  lembaga kearsipan. Dari beberapa pengertian di atas maka dapat dikemukakan bahwa arsip statis merupakan arsip yang tidak digunakan secara langsung namun masih memiliki nilai guna yang dipermanenkan oleh lembaga kearsipan. Contohnya seseorang dapat mengetahui kapan SK restruktur organisasi perpustakaan dikeluarkan, distrtibusi produk tertentu, tindakan untuk melakukan sesuatu serta dapat menyajikan kokumentasi tentang fakta  yang diperlukan. Melalui arsip statis, orang dapat menggali kembali peristiwa masa lampau Misalnya: Para peneliti kedokteran dengan menggunakan rekam medis dan arsip kedokteran dapat melacak gejala dan pola penyakit dalam upaya mencari penyembuhan dan pencegahan.